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文章转载自微信公众号「职场小强」，已获得授权

　　你读了很多时间管理的书，依然管理不好自己的时间。这个世界从来不缺少时间管理方法，可是如果你没有危机感、没有恒心和毅力，再优雅的时间管理方法在你这里还是会化成一堆烂泥。

为什么你需要“待办事项”清单？

缓解焦虑感。如果你从来没有给待办事项列清单的习惯，你有没有这样一种感觉——好象有什么事没做，但想不起来是什么事，于是你经常要努力地回想。我想告诉你，其实大脑不是你的好朋友，你的记忆力不如你想象当中的可靠。前不久，我还犯了一个低级错误，新开企业网银（数字证书）需要设定一串数字作为密码，当时我以为我设定的数字够简单（大概是自己或某人的生日），百分之百不会忘记……结果应了墨菲定律，真的忘记了。
减轻拖延症。逐条写下来待办的事项，是你对自己的书面承诺，不管其他人有没有看到，你多多少少有点不好意思拖延办理。至少你不会假装忘记了，毕竟从待办项目清单上删除它，你的内心还是会挣扎一下。不过，既然你下决心删除它了，说明这件事不重要（或已经过期），根本不需要办理，你就不必再为自己拖延而内疚。

“待办事项”清单应包含哪些事项？

　　对你有意义的且不符合载入”日历“条件的所有等待办理的事项，涵盖工作与生活。

怎样建立“待办事项”清单？

　　建立“待办事项”清单，不是简单地把你大脑当中记忆的各种事项罗列出来，虽然罗列总比不罗列要好。
　　你所罗列出来的，在《Getting Things Done》（作者：戴维˙艾伦，以下简称GTD）描述的时间管理系统中，只能被称为“材料”。“收集材料”，是建立“待办事项”清单的第一步。

“收集材料”

　　只要你有一部联网中的手机，不管你愿意不愿意，它时时刻刻在接收信息。当你打开阅读一条微信的时候，实际就开始了“收集材料”的过程。“材料”本身无所谓好与坏，有用或无用。
　　假设周一你看到了一条微信：“本周日中午初中同学聚会，参加者请报名。”接下来，我想你的大脑会闪过一个念头：这个聚会有什么意义？
　　明确“材料”对你的意义，是建立“待办事项”清单的第二步。

“明确意义”

　　于是，你立即思考这个聚会的意义。这会儿我写起来洋洋洒洒，其实你的思考过程只在电光火石之间，速度快到你自己都意识不到。
　　你会想：

“初中的这批同学好久不见，甚是想念，见见挺好。”
“这帮鸟人与我有蛋关系，参加这个聚会没意思。”
……

　　最终，你作出一个决定，可能是以下三个当中的一个。

去
不去
看情况吧，周日有空就去

　　当然，单纯的决定无意义，决定必须转化为下一步行动。

“下一步行动”

“去”：下一步行动就是马上报名，询问具体时间地点，记录到”日历“；
“不去”：下一步行动就是马上给组织者一个去不了的反馈，然后你就可以“忘记”这事了；
“看情况再定”：下一步行动就是把“决定是否参加本周日同学聚会”这个行动记录到“待办事项”清单，给自己设个最终时限，比如说周五下班之前。这样你有几天的时间来纠结是否去参加。假如你不想每天检查“待办事项”清单时被此事烦扰，不妨将这个行动可以记录到“日历”的周五一栏中，设定提醒，这意味着你接下来可以“忘记”它，直到周五被提醒时。

　　上述这个例子的决策过程，大致反映了GTD的思想。事实上，GTD提出了一个更加严谨的决策流程，这是一个放之四海皆准的建立“待办事项”清单的方法。如果把这个决策流程比作一台电脑，那么任何“材料”输入这台电脑，都会运算输出一个结果。你所要做的就是每天检视“日历”与“待办事项”清单，逐一完成行动。你将充分感受到一切尽在掌握中！
　　我结合了自身的GTD实践经验，在原书提出的流程图基础上，重新整理绘制了《建立“待办事项”清单之流程》（可保存查看大图），我认为这个流程图会比原图更加容易被读者理解并接受。

　　纵然你三观尽碎，我也要宣布：从今以后，禁止你的大脑存储“材料”、“待办事项”、“日程表”等，它只能负责“运算”，它就是一颗奔腾的芯（请自动脑补Intel公司电视广告，登登登登！）。你必须把你的事务存储系统建立在体外，这个存储系统可能是一本小小的笔记本（手账），也可能是一个电脑软件或者手机App。